Top Media NED applicato al ciclo Attivo e Passivo

Processi snelli, azienda agile. I processi lavorativi diventano più snelli e veloci, senza errori manuali, attività ripetitive perdite e duplicazioni; i tempi di svolgimento diminuiscono del 60-70 per cento. I documenti attivi e passivi sono archiviati automaticamente sul sistema documentale. I primi grazie ad una stretta integrazione con i sistemi gestionali presenti, con i programmi office, con la posta elettronica e i portali; i secondi  se arrivano in forma elettronica sono direttamente registrati e archiviati se in formato cartaceo sono prima digitalizzati via scanner. Se poi si utilizza in abbinamento la soluzione OCR Data Capture per l'ottimizzazione del data entry dai documenti cartacei, si ha una soluzione completa di dematerializzazione del ciclo passivo, che rende il processo fluido e controllato e consente risparmi decisivi in tutte le sue fasi. 
Impiegati e manager ricercano e consultano all'istante dal loro ambiente di lavoro abituale qualsiasi documento del ciclo, "navigando" fra tutti quelli correlati, dall'ordine al pagamento, e-mail comprese. Le informazioni contenute in questi documenti non strutturati, che sono necessarie ai processi lavorativi, non possono essere fornite dai dati delle applicazioni gestionali. Sistemi automatici di workflow gestiscono i flussi di approvazione delle fatture e di autorizzazione al pagamento, smistando i documenti e controllando eventuali ritardi.
Tutto questo a partire dalla schermata gestionale abituale, senza alzarsi per consultare armadi ed archivi; non più fotocopiature e pinzature fisiche di documenti, ma stesso metodo di lavoro con "pinzatura elettronica" nel sistema. 

Risparmi economici. I tempi di archiviazione e ricerca documenti si abbattono dell'80 e 90 per cento, le persone possono dedicarsi a compiti di maggiore qualità; la carta sparisce dagli uffici e dagli archivi, liberando spazi fisici sempre più costosi prima dedicati allo stoccaggio. Con un Data entry ottimizzato, risparmi il 50% nella sola fase "prima nota" in contabilità. La fatturazione elettronica, in caso di completa integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento compresa l'archiviazione sostitutiva, consente di risparmiare 25-70 euro per ogni fattura a seconda dei settori. Inoltre, le comunicazioni ai fornitori sui pagamenti, anziché via posta, possono essere inviate automaticamente per e-mail: spariscono i costi di affrancatura e il lavoro degli impiegati coinvolti.

La soluzione si ripaga comunque in meno di un anno!

Rispetto normative. La soluzione consente di rispettare gli obblighi di legge, ad esempio la fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva disposti dalla Finanziaria 2008 per chi lavora con la PA. Il passo successivo sarà l'estensione ai rapporti fra imprese, che devono quindi prepararsi per tempo ad adottare i nuovi sistemi cogliendo così nuove opportunità di efficienza e risparmi. La possibilità di conservare i documenti fiscali (compresi i mastodontici libri giornale con centinaia di migliaia di pagine) in archivi sostitutivi a norma di legge significa eliminare gli archivi cartacei e le misure di sicurezza associate. Nell'arco dei 10 anni di conservazione tipici della documentazione fiscale, milioni di pagine cartacee vengono sostituite da pochi Cd o Dvd, facilmente custoditi; spariscono migliaia di raccoglitori, assieme al lavoro necessario per stampare, controllare e fascicolare i libri. Anche il dimenticato obbligo di conservazione per dieci anni della corrispondenza, oggi in gran parte e-mail, può essere agevolmente rispettato con la soluzione documentale integrata con la posta elettronica.